Kort antwoord: wooCommerce webshop voor groothandel bouwen: B2B-functies, klantgroepen en prijzen

Een WooCommerce webshop voor groothandel bouw je door de standaard webshop uit te breiden met B2B-functies: klantgroepen met eigen staffelprijzen, prijzen exclusief btw, een besloten catalogus achter login en snelle bulkbestellingen. Voor een WooCommerce webshop voor groothandel gebruik je plugins zoals B2BKing of Wholesale Suite, plus maatwerkvelden via ACF om klantspecifieke afspraken vast te leggen. Een koppeling met je boekhouding of ERP houdt voorraad, prijzen en facturen synchroon. Reken op 7.500 tot 25.000 euro voor een goed werkende B2B-shop, afhankelijk van koppelingen en maatwerk.

Inhoudsopgave

Waarom een groothandel andere eisen stelt aan een webshop

Een gewone webshop verkoopt aan consumenten. Iedereen ziet dezelfde prijs, inclusief btw, en rekent af met iDEAL. Bij een groothandel werkt dat anders. Je klant is een bedrijf, koopt grotere aantallen en heeft vaak een eigen prijsafspraak.

Dat verandert je hele inrichting. Prijzen toon je exclusief btw. Een vaste klant ziet andere tarieven dan een nieuwe afnemer. Soms wil je dat alleen ingelogde klanten je assortiment en prijzen zien. En bestellen gebeurt in bulk, niet product voor product.

WooCommerce kan dit allemaal aan, maar niet uit de doos. Je breidt het uit met de juiste plugins en op maat gemaakte velden. In dit artikel lees je welke keuzes je maakt, welke plugins werken en wat een WooCommerce webshop voor groothandel ongeveer kost.

Klantgroepen met eigen staffelprijzen

Het hart van een B2B-shop is de klantgroep. Je deelt je klanten in groepen op, bijvoorbeeld brons, zilver en goud, of per afnemertype zoals installateur, dealer en eindklant. Elke groep krijgt zijn eigen prijzen.

Daarbovenop komen staffelprijzen. Hoe meer iemand bestelt, hoe lager de stukprijs. Een voorbeeld: 1 tot 9 stuks kosten 12 euro per stuk, 10 tot 49 stuks 10,50 euro en vanaf 50 stuks 9 euro. Die staffels stel je per klantgroep apart in, zodat een goud-klant altijd scherper inkoopt dan een nieuwe afnemer.

Schema van klantgroepen met staffelprijzen per niveau in een B2B-webshop

Welke plugins je hiervoor gebruikt

Voor klantgroepen en staffels zijn er een paar gangbare plugins. B2BKing en Wholesale Suite (Wholesale Prices) dekken samen het grootste deel van de B2B-wensen af. Beide laten je klantgroepen aanmaken, groepsprijzen instellen en staffels koppelen.

B2BKing is wat completer en regelt ook besloten catalogus, btw-instellingen en bestellimieten. Wholesale Suite is lichter en goedkoper, maar je hebt vaak losse uitbreidingen nodig. Reken voor zo'n plugin op 100 tot 350 euro per jaar aan licentiekosten. Voor complexere prijslogica vul je dit aan met maatwerk, want geen enkele plugin dekt elke afspraak die je met klanten hebt.

Btw exclusief of inclusief tonen

Bij B2B verwacht je klant prijzen exclusief btw. Bij consumenten moet je wettelijk inclusief btw tonen. Heb je beide doelgroepen, dan moet je shop kunnen schakelen.

In WooCommerce stel je in of prijzen met of zonder btw worden ingevoerd en getoond. Met een B2B-plugin laat je ingelogde zakelijke klanten prijzen exclusief btw zien, terwijl gasten of consumenten de prijs inclusief btw krijgen. Op de bestelpagina en factuur staat dan netjes het btw-bedrag apart vermeld.

Verkoop je ook over de grens binnen de EU, dan komt het btw-nummer (vat-validatie) erbij. Een geldig btw-nummer van een buitenlandse zakelijke klant betekent vaak btw verlegd. Plugins zoals B2BKing kunnen dat nummer automatisch controleren bij de Europese VIES-database, zodat je niet handmatig hoeft na te kijken.

Besloten catalogus achter login

Veel groothandels willen hun prijzen niet openbaar tonen. De concurrent leest anders gewoon mee. De oplossing is een besloten catalogus: je assortiment en prijzen zijn alleen zichtbaar na inloggen.

Je kunt dat zo streng maken als je wilt. Opties die je vaak tegenkomt:

  • De hele webshop achter login, bezoekers zien alleen een inlogscherm en aanvraagformulier.
  • Producten zichtbaar, maar prijzen verborgen tot je inlogt.
  • Catalogus open voor iedereen, maar bestellen alleen voor goedgekeurde accounts.
  • Per klantgroep een eigen deel van het assortiment, bijvoorbeeld een dealerlijn die alleen dealers zien.

Accounts goedkeuren

Nieuwe klanten wil je meestal eerst controleren. Iemand vult een registratieformulier in met bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-nummer. Jij keurt het account handmatig goed of wijst het af. Pas daarna ziet de klant prijzen en kan hij bestellen.

Bij goedkeuring koppel je het account meteen aan de juiste klantgroep. Zo krijgt de klant automatisch de bijbehorende prijzen te zien. Dit voorkomt dat een willekeurige bezoeker je inkoopprijzen ziet.

Bulkbestellingen en snel bestellen

Een inkoper bij een groothandel wil niet door honderd productpagina's klikken. Hij weet wat hij nodig heeft en wil snel bestellen. Daarvoor bouw je een bulk-bestelformulier in.

Zo'n formulier toont een tabel waarin de klant per artikelnummer een aantal invult en in één keer alles in het winkelmandje legt. Handig zijn ook:

  • Bestellen op artikelnummer of SKU, zonder eerst te zoeken.
  • Een upload van een CSV-bestand met artikelnummers en aantallen.
  • Herhaal een eerdere bestelling met één klik.
  • Bestellijsten of favorieten die de klant zelf bewaart.
  • Minimum bestelbedrag of minimum aantal per product instellen.

Koppeling met boekhouding en ERP via ACF en API

Een groothandel werkt zelden alleen in WooCommerce. Je voorraad, prijzen en klanten staan vaak in een boekhoudpakket of ERP-systeem zoals Exact, AFAS of King. Die data dubbel bijhouden kost tijd en gaat fout. Een koppeling lost dat op.

Via een API praten je webshop en je ERP met elkaar. Bestellingen uit de shop komen automatisch in je boekhouding. Voorraadstanden en prijzen uit het ERP worden teruggestuurd naar de shop. Zo klopt wat de klant ziet altijd met je echte voorraad.

Voor klantspecifieke gegevens gebruik je Advanced Custom Fields (ACF). Met ACF leg je extra velden vast bij een klant of product, bijvoorbeeld een klantnummer uit je ERP, een vaste korting of een leverancierscode. Lees in onze uitleg over wat ACF is en wanneer je het nodig hebt hoe dat precies werkt. Die velden vormen de brug tussen je shop en je administratie.

Schema van een WooCommerce webshop gekoppeld aan ERP en boekhouding via een API

Wanneer een live koppeling de moeite waard is

Een volledige live koppeling kost geld om te bouwen en te onderhouden. Bij een klein assortiment met stabiele prijzen is een dagelijkse import via CSV soms genoeg. Heb je duizenden artikelen, wisselende voorraad en veel bestellingen, dan verdient een echte API-koppeling zich snel terug.

Houd er rekening mee dat je ERP-leverancier vaak een eigen API en soms losse kosten heeft. Vraag dat vooraf na, want het bepaalt mede de prijs en de doorlooptijd van het project. In de WooCommerce-documentatie vind je technische details over de beschikbare REST API.

Wat kost een WooCommerce webshop voor groothandel?

De prijs hangt af van het aantal functies, de omvang van je assortiment en de koppelingen. Een paar richtbedragen voor maatwerk, exclusief btw:

  • Eenvoudige B2B-shop met klantgroepen, staffelprijzen en btw excl: 7.500 tot 12.000 euro.
  • Uitgebreide shop met besloten catalogus, accountgoedkeuring en bulkbestellen: 12.000 tot 18.000 euro.
  • Shop met live ERP- of boekhoudkoppeling en veel maatwerk: 18.000 tot 25.000 euro of meer.
  • Plugin-licenties: 100 tot 350 euro per jaar per plugin.
  • Onderhoud en hosting: 75 tot 250 euro per maand, afhankelijk van omvang en koppelingen.

In het kort: zo pak je het aan

Begin met je prijslogica. Welke klantgroepen heb je, welke staffels gelden er en wil je je catalogus besloten houden? Die keuzes bepalen welke plugins en welk maatwerk je nodig hebt.

Kies daarna of je een live ERP-koppeling wilt of een eenvoudiger import. En reken op een onderhoudsbudget, want een B2B-shop blijft draaien op koppelingen die je up-to-date houdt. Dit onderwerp valt onder onze bredere serie over branches, zie WordPress per branche: de complete gids voor een website die past bij jouw sector voor meer voorbeelden per sector.

Veelgestelde vragen

Kan WooCommerce overweg met staffelprijzen per klantgroep?

Ja, maar niet standaard. Met een B2B-plugin zoals B2BKing of Wholesale Suite maak je klantgroepen aan en koppel je per groep eigen staffelprijzen. Voor complexe afspraken vul je dat aan met maatwerk via ACF.

Hoe toon ik prijzen exclusief btw aan zakelijke klanten?

In WooCommerce stel je in hoe je prijzen invoert en toont. Met een B2B-plugin laat je ingelogde zakelijke klanten prijzen exclusief btw zien, terwijl consumenten de prijs inclusief btw krijgen. Op de factuur staat het btw-bedrag apart.

Kan ik mijn prijzen verbergen voor niet-klanten?

Ja. Je maakt een besloten catalogus waarbij prijzen of het hele assortiment pas zichtbaar zijn na inloggen. Nieuwe accounts keur je handmatig goed voordat ze prijzen zien en kunnen bestellen.

Kan ik WooCommerce koppelen aan mijn boekhouding of ERP?

Ja, via een API-koppeling. Bestellingen gaan automatisch naar je boekhouding en voorraad en prijzen komen terug in de shop. Klantspecifieke gegevens leg je vast met ACF. Vraag vooraf na of je ERP-leverancier een API biedt.

Wat kost een WooCommerce webshop voor groothandel?

Een eenvoudige B2B-shop kost 7.500 tot 12.000 euro, een uitgebreide versie 12.000 tot 18.000 euro en een shop met live ERP-koppeling 18.000 tot 25.000 euro of meer. Reken daarnaast op plugin-licenties en onderhoud.

Is WooCommerce of Shopify beter voor een groothandel?

Voor een groothandel met veel maatwerk, klantgroepen en ERP-koppelingen kiezen wij meestal WooCommerce, omdat je daar volledige controle houdt. Shopify is sneller op te zetten maar minder flexibel voor complexe B2B-logica.